Missions
Placée sous l'autorité du directeur de l’enseignement, de la formation, de l’insertion et de la jeunesse, l’agent d’accueil représente l'image de la collectivité et des deux directions (Direction de l’enseignement, de la formation, de l’insertion et de la jeunesse et direction du développement économique et de l’environnement) auprès des usagers. Il identifie, renseigne, oriente les personnes à l'espace dédié ou au standard téléphonique. Il peut aussi réaliser la gestion du courrier (collecte, enregistrement, distribution, etc.) et/ou les tâches administratives simples (classement, saisie informatique, etc.).
Activités principales
- l’accueil physique et téléphonique - l’identification du besoin et renseignement aux usagers - le filtre et/ou l’orientation du public vers le bon interlocuteur - la mise en relation ou le suivi si l’interlocuteur est absent ou occupé (mise en attente, prise, de message ou réorientation vers un autre interlocuteur si possible) - la diffusion et l’affichage d'informations - la reprographie et la numérisation de documents - la saisie de courriers ou de mails ; - le classement et l’archivage - la gestion du courrier (réception, enregistrement, distribution du courrier vers les services instructeurs, classement…) en lien avec les secrétariats de direction et le secrétariat général - la gestion et la centralisation du planning des absences des services en périodes de vacances scolaires - la mise à jour des tableaux de bord - la gestion du planning de la salle de réunion DEFIJ-DDEE, incluant notamment toute demande de visioconférence - Le travail collaboratif avec les secrétariats de direction
Activités secondaires
- la gestion du courrier départ en cas d’absence des assistants des directions - la gestion du planning des directeurs en cas d’absence des assistants des directions - la rédaction de courrier en l’absence des assistants des directions
Caractéristiques particulières de l'emploi
Pics d'activités en fonction des obligations du service ; Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public.
Profil du candidat
- Diplôme en accueil et en secrétariat apprécié - Bonne connaissance de l’organisation et de l’organigramme de la collectivité et des directions concernées - Connaissance des partenaires de la collectivité - Connaissance des directives et procédures d'instruction des dossiers internes ; - Connaissance des outils bureautiques - Connaissance des techniques de gestion de planning - Connaissance des méthodes de classement et d'archivage - Connaissance en gestion des situations de tension et d’agressivité - Bonne connaissance des techniques de recherche d'information - Maîtrise des techniques de communication (téléphonique et physique) - Maîtrise des techniques d'accueil - Connaissance des logiciels courriers - Bonne qualité rédactionnelle - Titulaire du permis B obligatoire. - Accueillir le public avec amabilité ; - Prendre des messages ; - Étudier la demande de l’interlocuteur ; - S'exprimer clairement et reformuler les demandes ; - Favoriser l'expression de la demande ; - Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques ; - Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence ; - Appliquer les règles de communication ; - Gérer les situations de stress et réguler les tensions ; - Conserver neutralité et objectivité face aux situations ; - Adapter son intervention aux différents publics ; - Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des deux directions. - Sens du service public ; - Garant de l'image du service public ; - Sens de l’organisation et de la gestion du temps ; - Sens de l’initiative ; - Autonomie ; - Assiduité et disponibilité ; - Discrétion ; - Respect de la confidentialité des données ; - Très bon relationnel et diplomatie ; - Amabilité, etre souriant ; - Capacité à travailler en équipe ; - Veille informationnelle (se tenir au fait des événements de la collectivité et du pays).
Contact et infos complémentaires
Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez contacter Madame Jacqueline NAHIET, cheffe du service des ressources humaines de la Direction de l’enseignement, de la formation, de l’insertion et de la jeunesse Tél : 47.79 12/ mail : j.nahiet@province-nord.nc ou Madame Yvonne DIOHOUE, responsable des ressources humaines de la direction du développement économique - Tél : 47.72 39/ mail : y.diohoue@province-nord.nc
Comment postuler ?
Les candidatures (CV détaillé, lettre de motivation, photocopie des diplômes, fiche de renseignements et demande de changement de corps ou cadre d’emplois si nécessaire*) précisant la référence de l’offre doivent parvenir à la Direction des Ressources Humaines (DRH) de la province Nord.
* La fiche de renseignements et la demande de changement de corps ou cadre d’emploi sont à télécharger directement sur la page de garde des avis de vacances de poste sur le site de la DRHFPNC. Toute candidature incomplète ne pourra être prise en considération.
Hôtel de la province Nord
41 avenue Jimmy Welepane
98860 Koné