Missions
La DAJAP est une direction fonctionnelle qui intervient dans les domaines suivants : activité juridique, coordination administrative, activité institutionnelle, gestion des moyens, gestion du domaine, gestion du patrimoine et gestion des archives.
Elle compte 38 postes répartis notamment dans 4 services et 4 bureaux.
L’assistant administratif du SCAI contribue au bon fonctionnement du service en faisant circuler les informations, en préparant et en suivant les dossiers, en organisant les réunions et en veillant à la qualité et au classement des documents. Ce rôle est essentiel pour assurer une coordination fluide entre les directions, les communes et les partenaires institutionnels, et pour garantir que les procédures administratives de la Province Nord soient respectées, cohérentes et réactives.
Activités principales
Assurer la circulation des informations entre les directions, le communes, le gouvernement et les partenaires institutionnels
Suivre les dossiers transversaux et relancer les services concernés
Préparer et mettre en forme les notes, comptes rendus, tableaux de suivi et documents internes.
Participer à l’organisation des réunions : convocations, ordre du jour, logistique, rédaction des comptes rendus.
Enregistrer, classer et archiver les docuemnts administratifs (notes, arrêtés, délibérations, conventions).
Assurer le suivi des signatures et la diffusion des docuemnts officiels
Mettre à jour les outils de suivi (tableaux, bases de données, registres).
Veiller à la conformité administrative des docuemnts transmis au SCAI
Préparer les dossiers pours les instances provinciales (assemblée, commissions, réunion…)
Assurer la mise en forme des projets de délibérations, arrêtés ou notes institutionnelles.
Contribuer à la coordination des relations avec les comunes, l’Etat et les partenaires externes.
Assurer l’accueil physique et téléphonique du service
Répondre aux demandes d’information ou orienter vers les interlocuteurs compétents
Gérer les courriers entrants et sortants (tri, enregistrement, diffusion)
Gérer les agendas, plannings et déplacement du chef de service
Préparer les bons de commande, demandes d’achat ou éléments administratifs nécessaire au fonctionnement du service
Participer l’amélioration continue des procédures internes
Profil du candidat
Savoir / Connaissance/Diplôme exigé :
Bac à Bac+2 en administration, secrétariat, gestion ou équivalent
Expérience dans un service administratif ou institutionnel apprécié
Connaissance du contexte institutionnel calédonien serait un plus
Permis B
Savoir-faire :
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook…)
Très bonne capacité rédactionnelle
Connaissance du fonctionnement administratif et institutionnel (Province nord, commune, état).
Capacité à gérer des documents officiels et des circuits de validation
Comportement professionnel :
Rigueur, organisation, sens de priorités
Discrétion et respect de la confidentialité
Aisance relationnelle et sens du service public
Capacité à travailler en transversalité et à gérer plusieurs dossiers simultanément.
Contact et infos complémentaires
Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez contacter Dominique LEVY Chef de service SCAI DAJAP. - Tél : 47.71.00/ mail : d.levy@province-nord.nc
Comment postuler ?
Les candidatures (CV détaillé, lettre de motivation, photocopie des diplômes, fiche de renseignements et demande de changement de corps ou cadre d’emplois si nécessaire*) précisant la référence de l’offre doivent parvenir à la Direction des Ressources Humaines (DRH) de la province Nord.
* La fiche de renseignements et la demande de changement de corps ou cadre d’emploi sont à télécharger directement sur la page de garde des avis de vacances de poste sur le site de la DRHFPNC. Toute candidature incomplète ne pourra être prise en considération.
Hôtel de la province Nord
41 avenue Jimmy Welepane
98860 Koné